Chcielibyśmy dziś zaprosić Państwa do dyskusji na temat zarządzania w firmie transportowej. Dialog z pracownikami poszczególnych działów, wsłuchanie się w ich wiedzę opartą na dobrej praktyce. Jest to temat którego elementy mogą Państwo odnaleźć w swoich przedsiębiorstwach, nie koniecznie w branży transportowej.
W każdej firmie niezbędne jest określenie struktury organizacyjnej, w której występują klarowne zależności służbowe, oparte na delegowaniu zadań i odpowiedzialności za ich wykonanie, w obrębie określonych stanowisk, działów, departamentów i tym podobnych. To oczywiście czysta teoria z której w praktyce wynika, iż pracując na określonym stanowisku w hierarchii przedsiębiorstwa jesteśmy podwładnymi mając „ponad sobą” swojego zwierzchnika (wyłączając z tego założenia oczywiście właściciela firmy).
Niezależnie od nazewnictwa stanowisk bycie zwierzchnikiem dla chociażby jednego pracownika wymaga odpowiednich cech. Są one odmieniane przez wszelkie przypadki w ramach kursów, szkoleń, studiów, przez co nie będziemy się dziś nimi zajmować.
Naszym zdaniem mocno pomijaną kwestią w zarządzaniu personelem jest kwestia wsłuchiwania się przez przełożonych, w głos pracowników. Zarówno w zakresie realizowanych zadań jak i w posiadaną przez nich wiedzę oraz opinie na na temat realizowanych przedsięwzięć.
Wiedza pracowników niskiego lub średniego szczebla, odpowiedzialnych bezpośrednio za realizację oraz nadzór nad podstawowym zakresem usług lub produkcji oferowanych przez przedsiębiorstwo wynika z praktycznej formy jej zdobycia w połączeniu z niezbędną wiedzą teoretyczną niezbędną do ich realizacji. Najwyższą formą posiadanej umiejętności jest połączenie wiedzy teoretycznej (mogącej wynikać z wykształcenia, kursów dodatkowych, szkoleń, indywidualnych zainteresowań lub pasji) z praktyką wynikająca z realizacji konkretnych zadań, projektów, przedsięwzięć.
By lepiej wyjaśnić specyfikę problemu przyjmijmy jako wzór strukturę dużej firmy zatrudniającej ponad 500 osób. Struktura organizacyjna (celowo rozwinięta w odpowiednim uproszczeniu w działach przewozów i technicznym które będą przykładem do poniższej analizy problemu)
W celu zapewnienia sprawności działania organizacji, strumień przepływów informacji powinien odbywać się w obie strony. Niestety większość przedsiębiorstw stosuje zasadę: przepływ informacji w górę to przede wszystkim raportowanie z wykonania powierzonych zadań; przepływ informacji w dół to głównie polecenia wykonania zadań oraz ogólne rozporządzenia. W prezentowany sposób decyzje podejmowane na każdym poziomie struktury organizacyjnej są pozbawione jakże cennego pierwiastka wiedzy wynikającej z doświadczenia.
Podając za przykład: osoba zarządzająca działem technicznym podejmuje decyzję o wyborze dostawcy ogumienia do autobusów. Bierze ona pod uwagę czyste zestawienia zużycia. Na ich podstawie można oszacować np. ważny wskaźnik osiąganego średniego przebiegu w cyklu życia produktu. W ten sposób tracimy ważne informacje, na przykład:
- na temat warunków eksploatacji, w których osiągnięte zostały te wyniki wraz z poziomem realizacji założonych parametrów jakościowych produktu (przyczepność na mokrej lub ośnieżonej nawierzchni, poziom hałasu, równomierność zużycia w cyklu życia, podatność na uszkodzenia czołowe lub boczne),
- jakie problemy eksploatacyjne wystąpiły w analizowanym czasie, czy wystąpiły problemy logistyczne ze strony dostawcy.
Jak pokazuje przykład tylko jednego produktu, który zaliczany jest do do kluczowych, widać jak wiele informacji traci firma. Nie biorąc pod uwagę informacji płynącej z dołu, naraża się ona na niepowetowane straty.
Utracona wiedza powoduje niedobór informacji pomagających w podjęciu najlepszej decyzji. Ma ona bezpośredni wpływ zarówno na:
- założenia i realizację rocznego i dłuższego planu budżetowego,
- bezpieczeństwo oraz komfort zarówno dla pasażerów, kierowcy, jak i również sprawność techniczną pojazdów.
Kolejnym jaskrawym przykładem czerpania z dobrej wiedzy wewnątrz organizacji jest proces kompletacji pojazdów będących częścią zamówienia autobusów:
- Jakie lusterka zewnętrzne zapewniają najlepszą widoczność i bezpieczeństwo dla kierowcy?
- Czy fotel kierowcy powinien być wyposażony z regulowane podłokietniki?
- Jaki typ kabiny kierowcy zapewnia jednocześnie komfort i bezpieczeństwo pracy, otwarty/pół otwarty, pełny?
- Jaki typ drzwi sprawdza najlepiej się w eksploatacji? Elektryczne czy pneumatyczne tradycyjne? Na te i wiele więcej pytań bez problemu można odpowiedzieć dzięki wykorzystaniu wiedzy pracowników wewnątrz organizacji.
Temat kompletacji pojazdów będziemy rozwijać szerzej w jednym z kolejnych artykułów.
Podsumowując zagadnienie doskonalenia się organizacji na podstawie wzajemnego uczenia się na podstawie zdobytych doświadczeń. Jak widać ma ono kluczowe znaczenie w kontekście osiągnięcia długofalowych celów. Poprzez optymalizację kosztów w przypadku firm operujących na zasadach kontraktowych, umożliwia to zwiększenie konkurencyjności na trudnym rynku. Jednocześnie zapewnia również optymalizację już realizowanych kontraktów:
- pod kątem kosztowym,
- operacyjnym,
- serwisowym,
- finalnie oferując lepszej jakościowo usługi dla finalnych odbiorców jakimi są pasażerowie.